Verifica fiscale: i nuovi diritti del contribuente e le strategie per difendersi al meglio

Quando arriva una verifica fiscale, l’attenzione sale, la pressione pure. Ma oggi il contribuente non è più un semplice spettatore: grazie allo Statuto dei diritti del contribuente e, soprattutto, alle novità introdotte dal D.L. 84/2025, dispone di tutele molto più forti e strumenti di difesa da conoscere bene.

Vediamo come funziona davvero una verifica e quali accortezze possono fare la differenza.

Perché nasce una verifica fiscale? Dietro le quinte del controllo

La verifica fiscale è – in termini tecnici – un’attività di “polizia amministrativa” finalizzata a scoprire e reprimere violazioni tributarie.

Nella pratica, però, è molto di più: è un’indagine strutturata, basata su un’approfondita analisi preliminare dell’impresa o del professionista.

Già prima di presentarsi in azienda, infatti, i verificatori:

• analizzano bilanci, operazioni straordinarie, partecipazioni estere e tutti gli indicatori utili a comprendere la reale struttura del soggetto ispezionato;

• consultano banche dati (CCIAA, Anagrafe tributaria, PRA, utenze, ecc.);

• verificano eventuali esposti, precedenti fiscali e informazioni reperibili online;

• effettuano sopralluoghi discreti sulla sede dichiarata;

• studiano le metodologie di controllo specifiche del settore economico.

In altre parole: la verifica non inizia quando entrano in azienda, ma molto prima.

Accessi e ispezioni: come deve comportarsi l’amministrazione

Le norme cardine sono il DPR 600/1973 (imposte sui redditi) e il DPR 633/1972 (IVA).

Anche la Guardia di Finanza, in base agli artt. 33 e 63, collabora con l’Agenzia delle Entrate ed effettua verifiche di propria iniziativa.

La grande novità del 2025: l’obbligo di motivare l’accesso

Dal 2 agosto 2025, grazie all’art. 13-bis del D.L. 84/2025, cambia tutto:

ogni accesso nei locali aziendali deve essere motivato in modo esplicito, sia nell’autorizzazione sia nel verbale.

Le motivazioni devono indicare:

• le circostanze dell’intervento → le effettive esigenze investigative sul luogo;

• le condizioni → gli elementi di rischio fiscale che hanno portato alla selezione del contribuente.

È un vero e proprio onere motivazionale rafforzato: se l’atto è carente, rischia la nullità.

Inoltre, l’accesso deve svolgersi, salvo urgenze documentate, in orario di attività e con il minor impatto possibile sull’operatività aziendale.

Quando l’accesso è davvero giustificato?

Secondo la prassi operativa della GdF (Circolare 1/2008), l’accesso è legittimo solo quando risulta indispensabile, ad esempio per:

• cercare documentazione contabile o extracontabile presente solo sul posto;

• effettuare rilievi fisici (magazzino, cassa, cespiti);

• identificare dipendenti e verificare eventuale lavoro nero;

• recuperare file e dati conservati su server locali.

In sintesi, i verificatori devono trovarsi fisicamente in azienda solo se non possono ottenere quell’informazione in altro modo.

Il diritto all’informazione: cosa devono dire al contribuente

Al momento dell’inizio delle operazioni, il contribuente ha diritto di conoscere:

• le ragioni dell’avvio della verifica,

• l’oggetto del controllo,

• la facoltà di farsi assistere da un professionista,

• i propri diritti e doveri durante la verifica.

La Cassazione ha chiarito che, anche se la motivazione dell’accesso è generica, l’atto non è automaticamente nullo: il contribuente deve dimostrare un concreto pregiudizio difensivo.

Ma dopo il D.L. 84/2025, la motivazione deve essere molto più strutturata.

Quanto possono restare in azienda? Il limite dei 30 giorni (o 15)

L’art. 12 dello Statuto del contribuente stabilisce:

• 30 giorni lavorativi, prorogabili di altri 30 per verifiche complesse;

• 15 giorni complessivi per trimestri nel caso di imprese in contabilità semplificata e lavoratori autonomi.

Contano solo i giorni di effettiva presenza.

La Cassazione ha inoltre confermato che il superamento dei termini non rende nullo l’accertamento, ma resta eccepibile come violazione procedurale.

Casi pratici: quando l’accesso è legittimo

1. Fatture inesistenti in un’azienda informatica

La verifica è motivata da indizi di operazioni inesistenti: l’accesso serve a recuperare contratti, e-mail, file e documenti extracontabili.

2. Accesso per recuperare documenti dai server

Se la prova è reperibile solo fisicamente nei locali, l’accesso è necessario.

3. Lavoratori in nero in un ristorante

In presenza di esposti o segnalazioni, l’accesso è indispensabile per identificare chi lavora realmente.

Limiti dell’ispezione: cosa NON possono fare senza autorizzazione

Per ispezionare:

• borse personali,

• armadietti privati,

• cassetti sigillati,

• casseforti private,

serve sempre l’autorizzazione dell’Autorità Giudiziaria (art. 52, comma 3, DPR 633/72).

Conclusione: una verifica più trasparente, ma serve preparazione

La verifica fiscale rimane un momento delicato, ma oggi il contribuente ha:

• maggiori tutele,

• un controllo più trasparente,

• un vincolo motivazionale forte a carico dei verificatori.

Per questo motivo, la strategia difensiva va costruita fin dal primo minuto, monitorando:

• regolarità degli atti,

• correttezza della motivazione dell’accesso,

• rispetto dei limiti temporali,

• modalità di acquisizione dei documenti.

Una gestione attenta può incidere profondamente sugli esiti del controllo e ridurre i rischi di contestazioni future